- Interní systém
- Integrace
- 2025 – současnost
- Klient
- Dream PRO, s.r.o.
- Obor
- Eventy, půjčovna, obytné vozy
- Období
- 2025 – současnost
- Rozsah
- Návrh, vývoj, převod dat, provoz
Zakázky a faktury v projektovém systému, obchod v Raynetu, docházka v Giritonu a přehled akcí v Excelu. Tak pracovala firma Dream PRO, jejíž technickou divizí jsme. Postavili jsme jí Srdce: jeden systém od poptávky po fakturu, na kterém dnes běží eventy, půjčovna vybavení i obytné vozy.
Tohle je Dream PRO
Dream PRO pořádá eventy, půjčuje vybavení a obytné vozy a obsluhuje dalších osm druhů zakázek, od fotokoutku po vinný sklípek. DreamX je její technická divize. Srdce jsme tedy stavěli pro kolegy z obchodu, produkce, skladu a účetnictví: sdílíme s nimi firmu, ale ne práci.
Jak to začalo
Firma dlouho pracovala v několika nástrojích vedle sebe. Úkoly, zakázky, firmy a faktury se vedly v projektovém systému, obchod v CRM Raynet, docházka v Giritonu a přehled všech akcí v Excelu, s jedním listem na každý rok od roku 2017. Brigádníci vykazovali hodiny na papír a poptávky z webů a e-shopu se zakládaly ručně.
Ten Excel je vlastně kronika firmy. V roce 2018 dělil obrat do dvou kategorií, v roce 2025 do šestnácti. Tabulka rostla s firmou, jen každý rok trochu jinak. A kdo chtěl vidět celou akci, musel ji poskládat ze tří míst.
Firma přerostla své nástroje. Potřebovala jeden, který poroste s ní.
Jak vypadá jeden systém od poptávky po fakturu?
Srdce stojí na obchodním případu. Je to spis jedné akce od první poptávky po vyúčtování. Rozpočet, úkoly, kalendář, sklad, brigádníci, přílohy i faktury se k němu připojují, takže obchod, produkce i účetní pracují se stejnými daty.
- Poptávka se založí sama. Formulář z webu, objednávka z e-shopu, rezervace obytného vozu nebo e-mail s CRM schránkou v kopii. Srdce najde nebo založí firmu a kontakt a přidělí poptávku obchodníkovi podle toho, odkud přišla.
- Rozpočet hlídá sklad. Obchodník skládá položky z katalogu vybavení a ceníku služeb. Srdce u každého kusu kontroluje, jestli je v termínu akce volný, a průběžně počítá marži.
- Schválení má verze. Vedoucí rozpočet schválí nebo vrátí a každá verze zůstane uložená. Z téže kalkulace se vytiskne nabídka, smlouva i zakázkový list.
- Realizace se propíše sama. Akce se objeví v kalendáři, brigádníci potvrzují hodiny přes QR kód v mobilu a den po akci se vybavení samo vrátí na sklad.
- Faktura vznikne z rozpočtu. Položky i součty sedí na kalkulaci. Klient dostane PDF s QR platbou a účetní fakturu předá do Pohody.
Co jsme nahradili a co nechali?
Nenahrazovali jsme všechno. Co fungovalo dobře, zůstalo, a Srdce jsme na to napojili. Faktury se ze Srdce předávají do Pohody, noví zaměstnanci se sami založí v docházkovém systému Giriton a newslettery dál posílá SmartEmailing. Nahradili jsme to, co se překrývalo nebo se muselo přepisovat.
| Oblast | Dřív | Teď |
|---|---|---|
| Obchod a klienti | CRM Raynet | Srdce, historie převzatá |
| Zakázky, úkoly, faktury | Projektový systém | Srdce, data převzatá |
| Přehled akcí | Excel, list na každý rok | Srdce, včetně historie od roku 2017 |
| Poptávky z webů a e-shopu | Zakládání ručně | Založí se samy |
| Výkazy brigádníků | Papír | QR kód v mobilu |
| Účetnictví | Pohoda | Pohoda, faktury se předávají ze Srdce |
| Docházka | Giriton | Giriton, noví zaměstnanci se zakládají sami |
Jak se přechází ze tří systémů na jeden?
Postupně. První verze běžela po dvou měsících a Srdce pak přebíralo jednu oblast za druhou. Staré systémy zůstaly v provozu, dokud nový neuměl všechno, co lidé potřebovali.
Data jsme převedli, ručně je nikdo nepřepisoval. Zakázky, úkoly a faktury z projektového systému na jaře 2026, historii akcí z Excelu v červenci a tisíce firem, kontaktů a obchodních aktivit z Raynetu v srpnu a září. Převod z Raynetu běžel nejdřív nanečisto a každý krok šel vrátit.
Historie se nepřepisovala. Přestěhovala se.
Co by krabicová aplikace neuměla?
Srdce kopíruje, jak Dream PRO opravdu pracuje. Pár věcí, které byste v hotovém softwaru hledali jen těžko:
- Jedenáct druhů zakázek v jednom systému. Jedna akce jich může kombinovat víc a každý druh přidá vlastní záložku a vlastní část rozpočtu.
- Rozpočet, který počítá jako agentura. Agenturní poplatek, přeúčtované náklady klienta, provozní režie i nulové DPH pro střediska, která nejsou plátci. Marže má semafor.
- Sklad svázaný s kalendářem. Vybavení se blokuje od instalace po deinstalaci a u každého kusu je vidět, na kterých akcích byl a kolik vydělal.
- Brigádníci bez papíru. QR plakát na akci, výkaz v mobilu bez přihlášení a hodiny zaokrouhlené na čtvrthodiny, stejně jako na papírových výkazech.
- Ranní souhrn e-mailem. Úkoly na dnes, co je po termínu, nepřiřazené poptávky a jmeniny dne.
Kdy bude Srdce hotové?
Nikdy, a to je dobře. Systém, na kterém stojí firma, se mění s ní. Kolegové zadávají požadavky a nápady přímo v Srdci a o novinkách se tam taky dozvědí. Jen v září přibyly QR výkazy a portál pro brigádníky a AI shrnutí obchodního případu: co se řeší, kdo drží míč a jaký je další krok.
Nováčci se zaučí v Akademii. Najdou tam firemní almanach, videokurz a znalostní test, který vyhodnotí AI a vydá certifikát.
Firma se mění každý rok. Srdce se mění s ní.
Srdce v číslech
- projektový systém, Raynet a Excel sloučené do jednoho
- 3 → 1
- druhů zakázek od poptávky po fakturu
- 11
- obrazovek postavených na míru
- 120+
Průběh projektu
- 01Červenec 2025
Start
Kostra hlavních obrazovek. Během prvního měsíce přibyly úkoly, firmy, sklad, služby a rozpočty.
- 02Srpen 2025
První verze v provozu
Obchodní případy a faktury s PDF. Do Srdce začaly samy chodit rezervace obytných vozů.
- 03Jaro 2026
Srdce přebírá
Převod dat z projektového systému, napojení Pohody a Giritonu. Poptávky z webů se zakládají samy.
- 04Léto 2026 – dnes
Obchod, přehledy, terén
Data z Raynetu, role a oprávnění, historie akcí od roku 2017, QR výkazy brigádníků a AI shrnutí.
Chcete podobný příběh?
Napište pár vět o tom, co vás zdržuje. Ozveme se s prvním návrhem řešení.
Chci konzultaci zdarma