Pět znaků, že vaše firma přerostla Excel

Skoro každá firma začínala v Excelu. A dobře udělala. Tabulka je zadarmo, umí s ní každý a za odpoledne si v ní postavíte evidenci objednávek, skladu nebo zakázek. Pro deset objednávek týdně a tři lidi je to často nejlepší možné řešení.

Problém nepřijde najednou. Firma roste, přibývají lidé, z jedné tabulky jsou tři a z jednoduchých vzorců síť odkazů, kterou chce upravovat jen jeden kolega. Nikdo si nevšimne okamžiku, kdy tabulka přestala šetřit čas a začala ho žrát. Proto jsme sepsali pět znaků, podle kterých to poznáte.

Objednávka přijde e-mailem. Někdo ji přepíše do tabulky objednávek, pak do skladové tabulky a nakonec do účetního programu. Každé přepsání stojí minuty a je to příležitost k chybě.

Jednou za čas to nevadí. Když se to ale děje denně a u stovek záznamů, platíte lidi za kopírování. Pokud u vás někdo má v popisu práce „posílat data mezi tabulkami“, je to první a nejjasnější znak.

objednavky_FINAL.xlsx, objednavky_FINAL_v2.xlsx, objednavky_FINAL_opraveno_Petr.xlsx. Znáte to? Jakmile tabulka koluje e-mailem nebo si ji lidé ukládají k sobě, přestává existovat jedna pravda.

Sdílené tabulky v cloudu to částečně řeší. Nezabrání ale tomu, aby dva lidé přepsali stejnou buňku, aby někdo omylem smazal řádek, nebo aby se rozhodovalo podle čísla, které už neplatí.

V každé firmě, která běží na tabulkách, je někdo, kdo „ví, jak to funguje“. Zná vzorce, ví, který list se nesmí seřadit, a pamatuje si, proč je ve sloupci G občas červené písmo.

Když odejde na dovolenou, firma zpomalí. Když odejde úplně, máte problém. Systém, který funguje jen díky jednomu člověku, není systém, ale riziko.

Vedení chce vědět, kolik se tento měsíc prodalo, co leží na skladě a které zakázky jsou ve skluzu. Odpověď existuje, ale je roztříděná do pěti souborů. Někdo je musí dohledat, spojit, zkontrolovat a přeposlat.

Když přehled vzniká ručně jednou za týden nebo za měsíc, rozhodujete podle starých čísel. A čas, který report stojí, se opakuje pořád dokola.

Tabulka vám nepoví, že jste zadali špatné množství, že objednávka je v evidenci dvakrát, nebo že faktura čeká na odeslání už třetí týden. Na chybu obvykle přijde až zákazník.

Systém na míru umí chyby zachytit při zadání: pohlídat povinná pole, upozornit na duplicitu, připomenout termín. Je to rozdíl mezi opravováním a předcházením.

Zkuste si to spočítat. Vzorový příklad: tři lidé stráví každý den půl hodiny přepisováním a dohledáváním dat. To je 1,5 hodiny denně, zhruba 30 hodin měsíčně. Při nákladech 400 Kč na hodinu práce jde o 12 000 Kč měsíčně, tedy přes 140 000 Kč ročně jen za kopírování. A to nepočítáme chyby ani zdržené rozhodování.

Ne každý znak znamená, že potřebujete software na míru. Postupujte od nejjednoduššího:

Pokud jste se poznali ve třech a více bodech, je čas to řešit. Ne proto, že je Excel špatný, ale proto, že jste z něj vyrostli.