7 funkcí, které by měl umět váš interní systém, i když jste o ně nežádali

Evidovat zakázky, zákazníky a faktury je základ. Víc peněz ale často přinese to, co systém s těmi daty udělá sám: připomene zákazníka, který přestal objednávat, pošle upomínku, ohlídá nabídku bez odpovědi, ukáže, kdy má tým volno, pochválí lidi za odvedený týden, požádá zákazníka o recenzi a ráno pošle majiteli tři čísla.

Do zadání je nikdo nenapíše, protože zadání vzniká z toho, co dnes bolí. Když už systém data má, bývá každá z těchto funkcí práce na dny, ne na měsíce.

Zadání píšou lidé, kteří chtějí přestat přepisovat tabulky a hledat informace v pěti aplikacích. Proto v něm je evidence, přehledy a formuláře. Věci, které firma dnes nedělá vůbec, do něj nikdo nenapíše. Bez dat pohromadě totiž udělat nejdou.

Až nový systém data spojí, dají se z nich poprvé zjistit věci, na které se dřív nedalo ani zeptat. Tady je sedm, se kterými se vyplatí začít.

Systém zná rytmus každého zákazníka. Kdo objednává každý měsíc a dva měsíce se neozval, dostane se na seznam a obchodník připomínku s poslední objednávkou a kontaktem. Pravidlo se řídí rytmem konkrétního zákazníka, ne jedním termínem pro všechny.

Co přinese: zákazníci obvykle neodcházejí s bouchnutím dveří, prostě přestanou objednávat. Příklad: firma s 300 odběrateli, ze kterých jich ročně bez povšimnutí odejde 20 s průměrným obratem 80 000 Kč, přichází o 1,6 milionu Kč tržeb. Vrátit část z nich stojí jeden telefonát ve správnou chvíli.

Náročnost: pár dní, pokud systém má historii objednávek.

Přehled faktur po splatnosti seřazený podle částky a počtu dní. První zdvořilá upomínka odejde sama pár dní po splatnosti, druhá po dvou týdnech a potom systém založí úkol konkrétnímu člověku, aby zavolal.

Co přinese: peníze na účtu dřív a méně nepříjemných telefonátů. Příklad: firma s ročním obratem 30 milionů Kč, která zkrátí průměrnou dobu úhrady o 10 dní, má trvale k dispozici zhruba 820 000 Kč navíc.

Náročnost: pár dní, když systém ví, co je zaplacené. Stav úhrad bere z účetnictví nebo z banky.

Když zákazník na nabídku týden nereaguje, obchodník dostane úkol ozvat se. Vedení vidí, kolik nabídek visí, za kolik a jak dlouho.

Co přinese: víc uzavřených obchodů. Část nabídek se neztratí kvůli ceně, ale proto, že se nikdo nezeptal, jak to vypadá. Přehled otevřených nabídek je navíc nejlepší předpověď tržeb na další měsíce.

Náročnost: 1 až 2 dny, když nabídky vznikají v systému.

Systém spojí naplánované zakázky s hodinami, které lidé na zakázky zapisují. Je vidět, kdo je přetížený, kde práce stojí a od kdy má tým kapacitu na další zakázku.

Co přinese: obchod slibuje termíny, které jdou dodržet, a vedení vidí přetížení dřív, než skončí přesčasy nebo výpovědí. Vedlejší efekt: když někdo onemocní, je hned jasné, co má rozpracované a kdo ho zastoupí.

Pozor na hranici: zákoník práce v § 316 zakazuje zaměstnavateli bez závažného důvodu narušovat soukromí zaměstnanců sledováním nebo kontrolou jejich e-mailů. Přehled vytížení proto stavíme z údajů, které lidé zapisují tak jako tak, tedy z hodin na zakázkách a z plánu práce. Ne ze sledování počítačů, obrazovek nebo polohy.

Náročnost: 1 až 2 týdny, podle toho, jak se dnes plánuje. Jak spojit hodiny z docházky se zakázkami, popisujeme v článku Docházka, zakázky a Pohoda: jak zjistit, kolik zakázka opravdu stála.

V pátek dostane každý krátký souhrn: kolik zakázek uzavřel, kolik požadavků vyřídil a jak si tým vede proti týdennímu cíli. K tomu lehká gamifikace: společné cíle, série splněných týdnů nebo žebříček obchodníků.

Co přinese: lidé vidí výsledek své práce a systém používají rádi, ne jen proto, že musí. Díky tomu jsou v něm aktuální data, a na nich stojí všechny ostatní funkce z tohoto článku. Proč na tom tolik záleží, popisujeme v článku Jak zavést nový systém, aby ho lidé opravdu používali.

Kde opatrně: žebříček funguje tam, kde lidé soutěžit chtějí, typicky v obchodě. Jinde je lepší společný cíl celého týmu než pořadí jednotlivců. Souhrn má chválit, ne vyčítat.

Náročnost: pár dní.

Den po dokončení zakázky odejde zákazníkovi krátký e-mail s poděkováním a odkazem na hodnocení na Googlu. Nikdo na to nemusí myslet a žádost přijde ve chvíli, kdy má zákazník zakázku v čerstvé paměti.

Co přinese: víc recenzí a s nimi víc důvěry a poptávek z vyhledávání, hlavně u firem, které zákazníci hledají ve svém okolí.

Jedno pravidlo: žádost musí jít všem zákazníkům. Pravidla Googlu zakazují žádat o recenze jen spokojené zákazníky i nabízet za recenzi slevu nebo jinou odměnu. Na kritickou recenzi pak stačí věcně odpovědět.

Náročnost: 1 až 2 dny.

Každé ráno přijdou majiteli do e-mailu nebo telefonu tři čísla: jak jsou na tom tržby proti plánu, které zakázky jsou po termínu a kdo dluží nejvíc. Víc ne, protože dlouhý report nikdo nečte.

Co přinese: přehled bez obvolávání lidí a otevírání pěti aplikací. Problém je vidět ráno, ne na poradě na konci měsíce.

Náročnost: pár dní. Kterou trojici čísel sledovat, rozhoduje majitel, ne programátor.

Ne všechny se hodí každé firmě. Firma se třemi velkými odběrateli spící zákazníky řešit nemusí a montážní firma bez obchodníků nepotřebuje žebříček. Proto má každý nápad přijít s odhadem: kolik měsíčně ušetří nebo vydělá a kolik stojí postavit.

Tak to děláme u interních systémů na míru. Při návrhu hledáme, co by firmě vydělalo, i když to nikdo nezadal. Každý nápad přineseme s odhadem, kolik ušetří nebo vydělá. Rozhodnete vy, a co se nevyplatí, nestavíme. Jak spočítat návratnost celého systému, popisujeme v článku Kdy se vyplatí software na míru a kdy ne.

Nejcennější funkce systému často nejsou v zadání. Jsou v datech, která už máte.