Rozhodování
Upřímný průvodce rozhodnutím mezi hotovým nástrojem a vlastním systémem. Včetně případů, kdy vám ho rozmluvíme.
Hotový nástroj má přednost
Začneme upřímně: ve většině případů je hotový nástroj lepší volba. Účetnictví, e-mail, fakturace nebo správa úkolů jsou procesy, které fungují ve většině firem stejně. Hotové aplikace na ně mají roky vývoje, podporu a nulové vstupní náklady.
Hotový nástroj volíte, když:
- váš proces je běžný a nástroj ho pokryje celý nebo skoro celý,
- jste malý tým a proces se ještě hledá,
- potřebujete řešení hned a rozpočet je omezený.
Kdy hotový nástroj přestane stačit
Zlom obvykle nepřijde s jednou velkou chybou, ale s drobnostmi, které se sčítají:
- Nástroj obcházíte tabulkami. Co v něm nejde, řešíte bokem v Excelu. Máte tedy nástroj i tabulky.
- Platíte za pět nástrojů a propojujete je ručně. CRM, sklad, fakturace, e-shop, každý zvlášť, a data mezi nimi přenáší lidé.
- Licence rostou s týmem. Cena za uživatele, která byla pro pět lidí zanedbatelná, je pro třicet lidí velká položka.
- Váš proces je vaše výhoda. Pokud děláte věci jinak než konkurence a právě to vás odlišuje, nechcete ho ohnout podle obecného nástroje.
Jak to spočítat
Neporovnávejte jen cenu licence a cenu vývoje. Počítejte celkové náklady v čase, včetně hodin, které lidé stráví obcházením nástroje.
Vzorový výpočet pro firmu s 20 uživateli. Dosaďte svá čísla:
| Hotový nástroj | Systém na míru | |
|---|---|---|
| Vstupní náklad | 0 Kč | 350 000 Kč |
| Licence nebo provoz měsíčně | 10 000 Kč (500 Kč × 20 lidí) | 6 000 Kč |
| Čas na obcházení nástroje měsíčně | 12 000 Kč (30 h × 400 Kč) | 0 Kč |
| Celkem za 1. rok | 264 000 Kč | 422 000 Kč |
| Celkem za 3 roky | 792 000 Kč | 566 000 Kč |
Co z toho plyne
V tomto příkladu se systém na míru vyrovná kolem 22. měsíce a pak už jen šetří. Kdyby ale nástroj nebylo nutné obcházet, hotový nástroj by vycházel levněji ještě dlouho. Rozhoduje čas, který lidé ztrácí, ne cena licence.
Kdy vám software na míru rozmluvíme
Ano, i to se stává. Doporučíme hotový nástroj nebo počkání, když:
- proces ještě nemáte usazený a mění se každý měsíc,
- hotový nástroj pokryje vše podstatné a chybí jen drobnosti,
- ve firmě není nikdo, kdo by systém „vlastnil“ a rozhodoval o jeho rozvoji,
- objem práce je tak malý, že se vývoj nevrátí.
Na co se zeptat dodavatele
Pokud se rozhodnete pro systém na míru, zeptejte se každého dodavatele na pět věcí:
- Komu patří zdrojový kód? Měl by patřit vám.
- Co když se rozejdeme? Systém by mělo jít předat jinému dodavateli i s dokumentací.
- Kolik stojí provoz a podpora měsíčně? Nejen vývoj.
- Kdy uvidím první funkční verzi? Týdny, ne měsíce.
- Jak se řeší změny? Změna v průběhu by neměla znamenat nový kontrakt.
V jedné větě
Software na míru není luxus ani nutnost. Je to investice, která se vyplatí, jen když šetří čas, který dnes opravdu ztrácíte.