Propojení systémů
Účetnictví v Pohodě, obchod v Raynetu, docházka v Giritonu a projekty jinde. Porovnáme tři cesty, jak z toho udělat jeden celek, a kdy se která vyplatí.
Propojit, nebo jeden systém? Krátká odpověď
Pokud každá aplikace dělá svou práci dobře a chybí jen to, aby si předávaly data, stačí je propojit. Pokud lidé tráví hodiny přenášením údajů mezi nimi a žádná neumí váš proces celý, vyplatí se jeden vlastní systém. Ten převezme CRM, docházku i projekty a na účetnictví se napojí.
Účetnictví přitom obvykle zůstává v Pohodě. Pracuje s ní vaše účetní a úpravy podle zákonů za vás řeší výrobce.
Jak to vypadá, když se aplikace nebaví
Typická firma s dvaceti až padesáti lidmi má účetnictví v Pohodě, obchod v Raynetu, docházku v Giritonu a projekty ve Freelu, Asaně nebo Trellu. Každá aplikace je sama o sobě dobrá. Problém je mezi nimi.
Obchodník založí zákazníka v CRM a účetní ho znovu zadá do Pohody. Technik zapíše hodiny do docházky, vedoucí je ručně přepíše k zakázce a podle toho vznikne faktura. Na otázku, kolik zakázka opravdu stála, nikdo neodpoví bez odpoledne v Excelu.
Podle čeho poznáte, že vás to stojí peníze?
Stačí, když u vás platí dvě z těchto vět:
- Stejné údaje zadáváte dvakrát. Zákazník je v CRM i v účetnictví, zakázka v projektech i ve fakturách.
- Hodiny z docházky se přepisují ručně do výkazů, mezd nebo faktur.
- Nevíte, kolik zakázka stála, dokud ji někdo nesečte z několika aplikací.
- Report pro vedení je export z pěti míst spojený v Excelu.
- Každý nový člověk dostane pět přihlášení a za každé platíte licenci.
- Něco řešíte bokem v tabulce, protože to žádná z aplikací neumí.
Jaké jsou tři cesty, jak z aplikací udělat celek?
Liší se tím, kolik aplikací vám zůstane a kolik práce za vás převezme software. Propojování děláme v rámci služby Integrace a automatizace, vlastní systémy jako Interní systémy na míru.
| Hotový konektor | Integrace na míru | Jeden vlastní systém | |
|---|---|---|---|
| Co to je | Služba, která přenáší data mezi dvěma aplikacemi podle nastavených pravidel. Pro Pohodu třeba Dativery nebo Connectify, pro ostatní aplikace obecné platformy jako Make | Propojení napsané přesně podle vašich pravidel přes rozhraní (API) jednotlivých aplikací | Jedna aplikace, která převezme to, co z ostatních opravdu používáte, a napojí se na účetnictví |
| Aplikace a licence | Zůstávají všechny, přibude předplatné konektoru | Zůstávají všechny | Většina odpadne, účetnictví zůstává |
| Kdy dává smysl | Dvě aplikace, jednoduchá pravidla, málo dat | Aplikace vám sedí, jen si nepředávají data | Lidé aplikace obcházejí tabulkami nebo váš proces žádná neumí celý |
| Na co si dát pozor | Každé propojení je další místo, kde se může něco rozbít. Proces napříč aplikacemi neřeší | Když výrobce změní rozhraní, integraci je potřeba upravit | Vyšší vstupní investice. Ve firmě musí být někdo, kdo o systému rozhoduje |
| Jak rychle | Dny | Obvykle do dvou týdnů na jedno propojení | První verze do 14 dní, celý systém 1 až 3 měsíce |
Proč účetnictví obvykle zůstává v Pohodě?
Na účetnictví je nejméně co vylepšovat a nejvíc co pokazit. Pohodu zná vaše účetní, výrobce ji upravuje podle zákonů a výkazy pro úřady z ní odcházejí tak, jak mají. Stavět vlastní účetnictví se téměř nikdy nevyplatí.
Vlastní systém proto do Pohody posílá hotové doklady, hlavně faktury a zákazníky. Pohoda umí data přijímat ve formátu XML, takže se nic nepřepisuje ručně.
Účetnictví nechte účetní. Všechno kolem něj může běžet v jednom systému.
Jak vypadá jeden systém v praxi?
Vezměme servisní nebo stavební firmu. Místo čtyř aplikací má jeden systém, kam se každý přihlásí jednou a kde na sebe všechno navazuje:
- Obchodník vytvoří nabídku. Když ji zákazník přijme, vznikne z ní zakázka.
- Technici zapisují hodiny a materiál rovnou k zakázce, v telefonu i v terénu.
- Vedoucí kdykoli vidí, kolik hodin a materiálu zakázka spotřebovala proti rozpočtu.
- Po dokončení se vystaví faktura a sama odejde do Pohody.
- Vedení vidí marži každé zakázky i celé firmy bez exportů a tabulek.
Kdy zůstat u aplikací, které máte?
Jeden systém není vždy správná odpověď. Doporučíme propojit, nebo nechat, jak to je, když:
- aplikace používáte naplno a lidé je nemusí obcházet,
- mezi aplikacemi teče jen pár údajů týdně,
- firma se rychle mění a proces ještě není usazený,
- nikdo ve firmě nemá čas o novém systému rozhodovat.
Jak se rozhodnout? Pět otázek
Když většina odpovědí padne do pravého sloupce, vyplatí se jeden systém spočítat. Postup výpočtu najdete v článku Kdy se vyplatí software na míru a kdy ne.
| Otázka | Spíš propojit | Spíš jeden systém |
|---|---|---|
| Kolik hodin týdně lidé přenášejí data mezi aplikacemi? | Pár hodin | Desítky hodin |
| Kolik funkcí z každé aplikace opravdu používáte? | Většinu | Zlomek, zbytek řešíte bokem |
| Obcházíte aplikace tabulkami? | Ne | Ano, pravidelně |
| Jak porostou licence s týmem? | Zanedbatelně | Výrazně, platíte za každého uživatele v každé aplikaci |
| Je váš proces standardní? | Ano, dělá to tak každý | Ne, právě v něm se lišíte od konkurence |
V jedné větě
Propojení řeší, že si aplikace nepředávají data. Jeden systém řeší, že žádná z nich neumí váš proces celý.