Propojení systémů
Hodiny jsou v docházce, materiál a faktury v Pohodě. Co z toho umí Pohoda a Giriton spojit samy, kde je díra a jak ji zacelit integrací nebo jedním systémem.
Kolik zakázka stála? Krátká odpověď
Skutečný náklad zakázky se skládá z odpracovaných hodin, materiálu a dalších nákladů. Hodiny ale obvykle leží v docházkovém systému a materiál s fakturami v Pohodě. Pohoda hodiny z docházky sama nenačte, takže se buď přepisují ručně, nebo je potřeba integrace.
Nejjednodušší cesta: zapisovat hodiny k zakázce už v docházce, používat v obou systémech stejné označení zakázek a spojit je automaticky. Integrace vyjde levněji. Jeden systém se vyplatí, když docházka a zakázky potřebují víc, než hotové aplikace umí.
Co z toho umí Pohoda sama?
Pohoda má agendu Zakázky. Zakázku můžete přiřadit dokladům, například vydaným fakturám a výdejkám ze skladu, i firmě v adresáři. V Plánu zakázky si nastavíte plánované náklady na materiál, mzdy a odbyt a očekávané výnosy. Sledování zakázek pak ukáže všechny doklady, které k zakázce patří. Zda agendu Zakázky obsahuje i vaše varianta Pohody, si ověřte u své licence.
Co Pohoda neumí: načíst odpracované hodiny z docházkového systému. Její Kniha docházky je podle výrobce jen tiskopis bez automatického načítání dat. Ani XML import, přes který do Pohody posílají data ostatní aplikace, mzdy a docházku nepodporuje.
Materiál a faktury k zakázce Pohoda dohledá. Hodiny práce, často největší náklad, jí chybí.
Co umí docházkový systém?
Vezměme Giriton, docházkový systém, se kterým se u klientů potkáváme nejčastěji. Umí sledovat práci na projektech a zakázkách z terminálu, mobilu i webu, spočítat náklad a nastavit jinou sazbu pro každý projekt nebo klienta. Data zpřístupňuje přes rozhraní REST API, ze kterého je jiný systém může číst i do něj zapisovat.
Pro mzdy Giriton exportuje do více než 40 mzdových systémů, třeba do PAMICA, Money S3 nebo ABRA Flexi. Pohoda mezi nimi není. Pokud děláte mzdy v Pohodě, údaje z docházky do nich dnes někdo přepisuje. Import docházky umí až samostatný mzdový program PAMICA od stejného výrobce jako Pohoda.
| Údaj | Kde leží | Jak se dostane k zakázce |
|---|---|---|
| Odpracované hodiny | Docházka (např. Giriton, práce na zakázkách) | Přes API docházky. Pohoda je sama nenačte |
| Materiál | Pohoda, výdejky s přiřazenou zakázkou | Sledování zakázek v Pohodě, pro jiný systém přes XML export |
| Tržby | Pohoda, vydané faktury s přiřazenou zakázkou | Sledování zakázek v Pohodě, pro jiný systém přes XML export |
| Plán (rozpočet) | Pohoda, Plán zakázky | Ručně v Pohodě |
| Mzdy | Mzdy v Pohodě nebo jiný mzdový program | Z docházky do mezd v Pohodě jen ručně; PAMICA a další mzdové programy umí import |
Jak to spojit? Tři úrovně
Každá úroveň stojí na té předchozí. Začněte první, ta je zadarmo.
- Stejné označení zakázek všude. Zakázka 2026-114 musí být 2026-114 v docházce i v Pohodě. Bez společného klíče nic nespojíte, ani ručně.
- Hodiny k zakázce už při zápisu. Technik vybírá zakázku, když zapisuje práci, ne vedoucí na konci měsíce. Giriton to umí bez příplatku.
- Automatické spojení. Integrace si každý den stáhne hodiny z API docházky a doklady z Pohody a ukáže náklady a marži každé zakázky. Nikdo nic nepřepisuje.
Integrace, nebo jeden systém?
Integrace stačí, když vám docházka i Pohoda vyhovují a chybí jen společný přehled nákladů. Postavíme ji obvykle do dvou týdnů v rámci služby Integrace a automatizace.
Jeden systém dává smysl, když k zakázkám potřebujete víc: nabídky, rozpočet po položkách, schvalování výkazů, fotky z terénu nebo portál pro zákazníka. Pak docházku a zakázky vede jeden systém a Pohodě posílá hotové faktury. Podrobnější srovnání najdete v článku Pohoda, Raynet a Giriton se nebaví: propojit, nebo jeden systém?
Na co si dát pozor
- Náklad hodiny není mzda za hodinu. Do nákladu práce patří i odvody a režie. Dohodněte s účetní jednu sazbu, se kterou budete počítat.
- Osobní čísla a kódy zakázek musí sedět. Stejně jako u exportu z docházky do mezd, kde se zaměstnanci párují podle osobního čísla.
- Pohoda na propojení potřebuje běžící program. Automatická výměna dat jde přes mServer, který je součástí Pohody a vyžaduje spuštěnou instanci programu, ideálně na serveru ve firmě.
V jedné větě
Dokud hodiny z docházky nejsou u zakázky, víte jen, kolik zakázka stála na materiálu. Práce, obvykle největší část nákladů, zůstává odhadem.