Propojení systémů
Co Pohoda zvládne sama, co přes XML import a kdy se vyplatí integrace. Faktury ze zakázek i e-shopu, výpisy z banky a párování plateb bez ručního přepisování.
Jde to v Pohodě automaticky? Krátká odpověď
Částečně. Párování plateb Pohoda zvládne sama: načtený bankovní výpis spáruje s doklady, zlikviduje a zaúčtuje. U sedmi bank se výpisy stahují přímo přes rozhraní banky.
Fakturace automatická není. Faktury v Pohodě buď někdo vystaví, nebo do ní přijdou hotové z jiného systému přes XML. Tam je největší prostor ušetřit čas.
Jak dostat faktury do Pohody bez přepisování?
Pohoda přijímá doklady jen ve formátu XML. Liší se to, jak často a kdo import spouští:
| Cesta | Jak funguje | Kdy se hodí |
|---|---|---|
| XML import ručně | Jiný systém připraví soubor s fakturami, účetní ho naimportuje v nabídce Soubor, Datová komunikace | Pár desítek faktur měsíčně, import jednou za den nebo týden |
| Naplánovaný import | Import spouští jiný program přes příkazovou řádku Pohody nebo naplánovaná úloha | Pravidelné dávky. Naplánovanou XML komunikaci má Pohoda jen v řadě E1 |
| mServer | Systém posílá faktury do Pohody průběžně přes HTTP | Faktury mají být v Pohodě hned. Potřebuje běžící Pohodu, ideálně na serveru |
| Hotový konektor | Například Dativery nebo Connectify pro e-shopy a CRM | Standardní aplikace a jednoduchá pravidla |
Jak funguje párování plateb?
Pohoda načte výpis, platby přiřadí k fakturám, zlikviduje je a zaúčtuje. Výpisy se do ní dostanou dvěma způsoby:
- Přímo z banky přes rozhraní banky: Creditas, Česká spořitelna, ČSOB, Fio banka, Komerční banka, MONETA a Raiffeisenbank.
- Ze souboru staženého z internetového bankovnictví, například ve formátu ABO (GPC) nebo MT940. Tak se připojí i ostatní banky.
Kde zůstává ruční práce?
Import bankovních pohybů jde v Pohodě naplánovat jako automatickou úlohu. Ruční práce ale zůstává jinde:
- Vystavení faktury. Když zakázky, dodací listy nebo hodiny vedete mimo Pohodu, někdo z nich fakturu sestaví a přepíše.
- Platby bez správného variabilního symbolu. Ty se samy nespárují a končí u účetní.
- Informace zpátky k lidem. Obchodník nebo vedoucí zakázky se o zaplacení dozví, až se zeptá účetní.
Jak to vypadá, když je to propojené?
Faktura vzniká tam, kde vzniká práce, a do Pohody jen dorazí:
- Zakázka se v systému označí jako hotová.
- Systém sestaví fakturu z odpracovaných hodin a materiálu a pošle ji do Pohody přes XML.
- Faktura odejde zákazníkovi a v Pohodě je zaúčtovaná.
- Po zaplacení Pohoda platbu spáruje z výpisu.
- Systém si stav úhrad přečte zpět z Pohody a obchodník vidí, že je zaplaceno.
Kolik práce propojení dá?
Jednoduché propojení, třeba e-shop nebo zakázkový systém s Pohodou, bývá hotové do dvou týdnů. Stavíme ho v rámci služby Integrace a automatizace. Když se k Pohodě váže víc aplikací najednou, přečtěte si i článek Pohoda, Raynet a Giriton se nebaví: propojit, nebo jeden systém?
Párování plateb Pohoda zvládne sama. Aby byla automatická i fakturace, musí faktura vzniknout tam, kde vzniká práce.