Interní systémy
Zákazníci, kteří si sami najdou objednávky, faktury a stav zakázky, volají méně. Kdy se portál vyplatí, co v něm má být a jak ho napojit na systém, který už máte.
Kdy se klientský portál vyplatí? Krátká odpověď
Když vám zákazníci často volají nebo píšou kvůli věcem, které máte v systému: kde je objednávka, kdy přijede technik, kde najdou fakturu nebo dodací list. Portál jim ukáže přesně to, co vidíte vy, a vaši lidé se můžou věnovat práci místo odpovídání na dotazy.
Nevyplatí se, když máte pár velkých zákazníků, se kterými stejně mluvíte každý týden.
Co má portál umět?
- Stav objednávek a zakázek, včetně termínů a toho, kdo na zakázce pracuje.
- Dokumenty ke stažení: faktury, dodací listy, protokoly, certifikáty.
- Novou objednávku nebo požadavek přímo z portálu, ne e-mailem.
- Historii a ceník konkrétního zákazníka.
- Přístupy pro víc lidí u zákazníka, třeba pro nákupčího a účetní, každý s jinými právy.
Co do portálu nepatří?
Všechno, co zákazník nepotřebuje: interní poznámky, marže a nákupní ceny. Portál má ukazovat výsledek, ne vaši kuchyni. A každou sekci navíc musíte udržovat aktuální, jinak portál ztratí důvěru.
Portál, nebo B2B e-shop?
Často se zaměňují, ale slouží něčemu jinému:
| B2B e-shop | Klientský portál | |
|---|---|---|
| Hlavní účel | Prodat produkty z katalogu | Obsloužit stávající zákazníky |
| Typický obsah | Katalog, košík, platba | Zakázky, dokumenty, stav, požadavky |
| Pro koho | Noví i stálí zákazníci | Stálí zákazníci s přihlášením |
| Ceny | Ceník, případně slevy | Individuální ceník a smluvní podmínky |
Jak portál napojit na to, co máte?
Portál je jen okno do dat, která už máte. Když jsou zakázky v interním systému a faktury v účetnictví, portál je čte odtamtud a nic se nepřepisuje.
Když data leží v Excelu, začněte evidencí, jinak portál nemá z čeho brát. Jak na to, popisujeme v článku Evidence zakázek v Excelu: kdy stačí a kdy přejít na systém.
Jak poznat, že portál funguje?
Než ho spustíte, zapisujte si týden, kolik dotazů na stav zakázek a dokumenty dostáváte. Po měsíci provozu to porovnejte. Fungující portál poznáte podle toho, že:
- ubylo telefonátů a e-mailů s dotazem na stav,
- zákazníci si dokumenty stahují sami,
- požadavky chodí přes portál, ne e-mailem.
V jedné větě
Dobrý klientský portál odpoví zákazníkovi dřív, než stihne zavolat.